Особенности и правила ведения работодателями трудовых брошюр, и всех сопутствующих документов.
Полемика о том, как нужны трудовые брошюры в деятельности компании, идет уже давно. Но они действуют и сейчас, являясь основным документом, удостоверяющим трудовой стаж любого сотрудника. Все это указывает, что работодателю нужно быть в курсе существующих правил ведения и оформления трудовых брошюр. Об этих правилах и говорит данная статья.
Общие положения о трудовых брошюрах
Обязательность ведения трудовых брошюр возложена на работодателя ч. 1 ст. 66 ТК РФ (потом – ТК РФ), и п. 2 Правил ведения и хранения трудовых брошюр, изготовления бланков трудовой брошюры и обеспечения ими работодателей, утвержденных Распоряжением Руководства РФ от 16.04.2003 N 225 (потом - Правила ведения трудовых брошюр)).
Работодатель должен новости трудовые брошюры на всякого сотрудника, проработавшего у него свыше 5 суток. Исключение составляют лишь работодатели - физлица, которые не являются Пбоюл (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 3 Правил ведения и хранения трудовых брошюр).
На работодателя возлагается обязанность по учету и хранению трудовых брошюр как бланков строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах, железных шкафах либо особых помещениях, разрешающих гарантировать их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов СССР 29.07.1983 № 105).
Для учета бланков трудовых брошюр и вкладышей в них главой VI Правил ведения трудовых брошюр предусмотрено ведение:
- приходно-расходной книги по учету бланков трудовой брошюры и вкладыша в нее;
- книги учета движения трудовых брошюр и вкладышей в них.
Формы данных книг утверждены Распоряжением Минтруда Российской Федерации от 10.10.2003 № 69. Принципиально важно новости указанные книги в подобающей форме, потому, что за неправильное их оформление возможно получить штраф от государственной инспекции труда.
Материалы по тематике
Хранение документов: правила, периоды и методы
Всякая занесённая запись в рабочего брошюру должна быть повторена в личной карточке сотрудника по унифицированной форме № Т-2 (утв. Распоряжением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1). С всякой таковой записью работодатель должен ознакомить сотрудника под роспись (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых брошюр). С 2013 года формальная обязанность ведения работодателем унифицированных форм отсутствует, но дублирование записей, о котором произнесено выше, не аннулировано.
Невостребованные трудовые брошюры хранятся у работодателя до момента их получения сотрудником либо (в случае смерти сотрудника) его родственником (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых брошюр). Невостребованные настоящие личные документы, к каким относятся и трудовые брошюры, хранятся 75 лет (ст. 664 Списка типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, муниципальных органов власти и компаний, с указанием периодов хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).
Книга учета движения трудовых брошюр и вкладышей к ним
Неукоснительное ведение Книги учета движения трудовых брошюр предусмотрено п. 40 Правил ведения трудовых брошюр. В Книге учета движения трудовых брошюр и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой, оформляющей прием и увольнение сотрудников, регистрируются все трудовые брошюры, принятые от сотрудников при поступлении на работу, и трудовые брошюры и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные сотрудникам снова.
Примечание: При получении трудовой брошюры в связи с увольнением сотрудник обязан быть расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых брошюр и вкладышей в них. Но ни за что нельзя расписываться в самой трудовой брошюре, это грубейшее недопустимое нарушение!
Книга учета движения трудовых брошюр и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью начальника компании, и скреплена сургучной печатью либо опломбирована. Это притязание законодательства. Большая часть работодателей пренебрегают этим притязанием и за это получают штрафы, установленные Кодексом РФ об нарушениях административного законодательства.
Приходно-расходная книга по учету трудовой брошюры и вкладышей в нее
Неукоснительное ведение Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой брошюры и вкладыша в нее, предусмотрено п. 41 Правил ведения трудовых брошюр. Соответственно указанной норме, в Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой брошюры и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией компании, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и израсходованием бланков трудовой брошюры и вкладыша в нее, который ведется бухгалтерией компании. Кроме того в том направлении вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и израсходованием бланков трудовой брошюры и вкладыша в нее, с указанием серии и номера всякого бланка.
Согласно с п. 42 Правил, по завершении всякого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых брошюр, должно продемонстрировать в бухгалтерию компании отчётность о присутствии бланков трудовой брошюры и вкладыша в нее, и о суммах, полученных за оформленные трудовые брошюры и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы компании. При ведении указанной книги должна быть в присутствии не только она одна, вместе с тем и отчётности об применении ее бланков. В это же время, во многих компаниях нет ни книги, ни отчётностей.
Контракт на обеспечение бланками трудовых брошюр и вкладышами к ним
Как следует из п. 46 Правил ведения и хранения трудовых брошюр, изготовления бланков трудовой брошюры и обеспечения ими работодателей, утвержденных Распоряжением Руководства РФ от 16.04.2003 № 225 (потом - Правила), бланками трудовых брошюр обеспечиваются прямо работодатели.
Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22.12.2003 № 117н был утвержден Режим обеспечения работодателей бланками трудовой брошюры и вкладыша в нее. Соответственно пп. 2 - 4 указанного Режима, работодатели обеспечиваются бланками на платной базе на базе соглашения, заключенного с объединением «Гознак» (производитель) либо распространителем, который отвечает притязаниям, установленным производителем.
Изготавливание бланков трудовых брошюр и вкладышей в них иными учреждениями не предусмотрено законом – и, в случае если на это не обратит всеобщее пристальное внимание работодатель, то точно заинтересуется Госинспекция по труду (потом – ГИТ).
Примечание:
Примечание: Продажа бланков трудовых брошюр распространителями обязана выполняться лишь работодателям. В случае реализации бланков другим лицам деяния отчуждателя могут быть квалифицированы по ст. 14.2 КоАП РФ как противоправная продажа товаров, свободная реализация коих воспрещена либо лимитирована законом, соответственно Решению Арбитражного суда Рязанской области от 02.10.2007 № А54-3897/2007).
Ведение трудовых брошюр и их хранение
Трудовые брошюры должны храниться в сейфах, а доступ к ним должны иметь лишь те лица, которые установлены подобающим приказом (п. 42 Правил ведения трудовых брошюр и п. 6.2. Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Министерством финансов СССР от 29.07.1983 № 105)
Оплошности при заполнении и ведении трудовых брошюр
Несомненно, все оплошности воспроизвести в данной статье невозможно. Но чаще всего встречаемые будут названы ниже.
- ведение книг учета:
- отсутствует сургучная печать либо пломба;
- не все графы книги заполнены;
- отсутствие книг учета как таковых – грубейшее недопустимое нарушение законодательства.<